田胜举（西部会展业务经理），以下张家界注意相关根据他笔录整理
  一 、提前了解会议酒店或宾馆的详细情况:
   1）主管会议的经理必须全程操作下来，与宾馆签定详细的合同；
   2）宾馆附近的情况直接影响会议旅游的报名，应采取有效的防范施；
   3）宾馆的特价房，钟点房，散客房的挂牌价格要了解清楚；
   4)了解会场的具体情况，和专业设备的使用要先期试用，是多功能会场还是专业会场。主席台的高度也不可忽视；
 
  二、会议代表旅游报名的注意事项：
   1）来咨询的代表尽量让他们及早报名，以便做好旅游的各项准备工作；
   2）及时统计旅游报名人数，尽量凑到合理人数便于操作和降低成本；
   3）旅游参考单上要标明出游当天的安排（叫早，早餐，集合地点，出发等时间）;
   4）成团出游一定要安排好，服务好，让代表们感受到这是一次难忘的旅游。
   5）这样代表们就会成为我们的直接客户，而会务组也会得到好反馈的，以后的合作会更加愉快，可想而知会后旅游的重要性；

  三、会议当天注意事项：
   1）用早餐前，提醒服务员一定要凭会议代表的餐卷才能进餐厅；
   2）会议负责人应提前抵达餐厅，仔细检查安排的用餐标准是否与合同相符，有情况及时协调；
   3）会议举办前1小时，应当和会务组、酒店负责人一起到会议室检查会议设施，摆放，音响，投影仪等，如发现问题及时解决；
   4）会议当天上午很重要，要派人盯一下会场，佩带代表证的才让进会场；

  四、会议代表入住宾馆：  
   1）要求宾馆应做详细登记 ，我们也要做登记，每天核对一下人数。便于最后结算；
   2）会后有续住的应由导游统计人数并收取费用来代订宾馆；  

  五、会议发票：
   1）代会务组开给会议代表的发票，因张数很多可采取分段开，也可安排同一时间开；
   2）应注意的是，要凭会务组开出的收据才给开发票。这样便于做帐；
   3）会议代表一般都会要求多开住宿发票，按10％税金进行补收；

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